漫談AEO(3):如何合理規(guī)劃“海關AEO高級認證企業(yè)”的申請籌備節(jié)奏?
我們在前2篇談到企業(yè)應該對AEO高級認證的便利措施、申請的可行性、投入預期有個較為框架性的認知、以及可能爭取獲得的政府獎勵。
當然不是!這些都是一些片面的認知、或者誤導,AEO與ISO不同,屬于官方直接認證,目前要求還是比較嚴謹,各地海關認證時,都在強調落實、執(zhí)行,因此,AEO體系的形成和有效運行,是一段時間的持續(xù)構建、發(fā)酵、積累而成,不是一撮而就。
我們先了解一個基本認證要求:海關實施認證時,對于新申請認證的企業(yè),主要驗證的體系運行記錄的時間為近1年內(nèi)(一般至少要6個月以上),因此,企業(yè)對于整體申請AEO認證的周期,就需要一個合理的認知。
對此,我們就以時間軸的方式,來勾勒一個主計劃(以2023年起始為例),來簡要帶大家了解一下,企業(yè)該如何一步步來籌備的?
該階段企業(yè)主要行動:
--成立內(nèi)部項目團隊、動員、明確配合要求
--開展AEO認證知識和要求的培訓宣導
--選擇第三方輔導公司(如聘請外部輔導)
--對照標準開展現(xiàn)狀差距評估
該階段企業(yè)主要行動:
--依據(jù)AEO要求,商討執(zhí)行方式(如人事相關/商業(yè)伙伴管理/內(nèi)審相關)
--AEO體系文件的構建(現(xiàn)有制度修訂、新增制度、表單建立等)
--新構建體系文件的部門內(nèi)培訓
--軟件系統(tǒng)的改善或導入外部成熟系統(tǒng)(特別是關務系統(tǒng))
--硬件設施的改造(優(yōu)先門崗、倉庫相關設施)
--海關法規(guī)政策的初步培訓
--部分改善措施初步運行
該階段企業(yè)主要行動:
--前期構建的規(guī)范要求正式按要求運行
--根據(jù)運行情況,持續(xù)改善做法、優(yōu)化體系文件
--開展海關法規(guī)的培訓(特別是進出口相關部門和管理層)
--實施進出口業(yè)務活動的內(nèi)部審計(內(nèi)部或聘請外部實施)
階段4:2023.9-2023.10 申請屬地海關的培育指導、持續(xù)改善
該階段企業(yè)主要行動:
--持續(xù)執(zhí)行、完善
--向屬地海關遞交資料、申請培育再指導
--海關培育指導、繼續(xù)改善
階段5:2023.11-2024.6 持續(xù)執(zhí)行和完善,等待海關認證、海關實施認證、資料提交、證書發(fā)放
該階段企業(yè)主要行動:
--持續(xù)執(zhí)行、階段性審查各部門作業(yè)情況
--持續(xù)開展必要的培訓(海關法規(guī)、供應鏈安全等)
--配合海關實施現(xiàn)場認證
--認證后配合提交資料
--海關頒發(fā)AEO證書(認證后2個月左右)
那么,以上大的框架計劃如此,為何有些企業(yè)籌備周期很長,有些較短,我們看到企業(yè)的通過時間各部相同呢?主要有哪些變數(shù)?
實際影響進度的因素有很多,而通常來說:
如:
【1】對于部分企業(yè)本身基礎較好,前期是“原經(jīng)過現(xiàn)場認證的一般認證企業(yè)“,相關的作業(yè)一直保持著之前一般認證的要求,而現(xiàn)在申請高級認證,是在之前的基礎上提升,而不是新建,相關的執(zhí)行記錄(如單證復核、集裝箱檢查、培訓記錄、年度內(nèi)審記錄等)都較為完善,這樣的企業(yè)按高認要求改善后,就可以著手申請,進度是大大提前的。// 2022年我們輔導實踐的一家寧波企業(yè)從籌備到通過認證6個月完成的,就屬于該情形(前期一般認證通過并保持作業(yè))。
【2】企業(yè)改善執(zhí)行力強、海關和企業(yè)高層都在推著企業(yè)趕進度的,那么也將大大縮短前期的體系構建、培訓執(zhí)行等方面。// 2022年我們輔導實踐的一家常州企業(yè)從1月份籌備、2、3月份疫情期間加速改進和落實、5月份完成實地認證,屬于該情形。
如:企業(yè)內(nèi)部因素
【1】企業(yè)項目推進執(zhí)行力比較弱,部分部門在體系文件的構建環(huán)節(jié),拖拖拉拉,并在關鍵環(huán)節(jié)拿不定注意,而導致滯后。
【2】企業(yè)投入高,管理層在花錢改善方面耽誤的,主要體現(xiàn)在安防設施投入改造延后,導致體系建設/執(zhí)行方式一并滯后;部分企業(yè)在關務系統(tǒng)建設或購買上滯后。
【3】執(zhí)行過程中的團隊變化(如有些企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)營業(yè)績影響導致裁員、人員大變動等)導致的一定時間的停滯。
【4】部分企業(yè)出現(xiàn)工廠改造、搬遷等影響整體進度。
如:外部因素
【5】一方面是前兩年疫情,確實影響了較多企業(yè)的籌備、以及海關實施認證的進度。
【6】另一方面企業(yè)準備好了,轄區(qū)內(nèi)申請高級認證的企業(yè)多,有一個先來后到的過程。
總的來說,企業(yè)想申請認證,那么就依據(jù)企業(yè)自身情況,合理籌劃、前緊后松(是說進度拿捏)、穩(wěn)步推進,爭取早日通過認證。

